O Decreto 10.278/2020 estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados. O objetivo é garantir que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos legais que o documento original.
A norma se aplica a documentos físicos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público ou por pessoas físicas e jurídicas de direito privado. Estão excluídos desta regra os documentos nato-digitais e os processos de microfilmagem.
Os documentos digitalizados devem manter a integridade, a confiabilidade e a interoperabilidade da informação. A indexação deve ser feita de forma a permitir a localização e a conferência do conteúdo de maneira eficiente.
Para documentos que envolvam apenas entidades privadas, qualquer meio de comprovação da autoria e integridade é admitido desde que aceito pelas partes. Já para documentos que envolvam órgãos públicos, é obrigatória a utilização de assinatura digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
O processo de digitalização deve assegurar a conferência da integridade do documento original durante a captura da imagem. Os metadados mínimos devem incluir a data da digitalização, o responsável pelo procedimento e a descrição do conteúdo.
Após a digitalização realizada conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvados aqueles que apresentem valor histórico. Documentos de valor histórico devem ser preservados de acordo com a legislação arquivística vigente.
A eliminação do documento físico deve ser precedida de uma conferência que ateste a fidelidade da cópia digital ao original. O descarte deve ser feito por meio de processo que garanta a destruição total da informação contida no suporte físico.
Os documentos digitalizados que contenham informações protegidas por sigilo devem receber o mesmo tratamento de segurança do documento original. O acesso a esses arquivos digitais deve ser controlado e auditável para evitar vazamentos.
Este regulamento busca modernizar a gestão documental no país e facilitar o armazenamento de arquivos. A simplificação do descarte de papéis visa reduzir custos operacionais e otimizar o espaço físico nas instituições.
Os órgãos públicos devem observar prazos de guarda específicos para cada tipo de documento antes de proceder com a eliminação. A responsabilidade pela manutenção e preservação dos arquivos digitais recai sobre o detentor do acervo.
Dados do Decreto 10.278/2020
- Data de assinatura: 18 de Março de 2020
- Ementa: Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
- Situação: Não consta revogação expressa
- Chefe de Governo: Jair Messias Bolsonaro
- Origem: Legislativo
- Data de Publicação: 19 de Março de 2020
- Fonte: D.O.U. DE 19/03/2020, P. 4
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