Como implementar o GTD no Todoist em 10 passos práticos

O objetivo deste post é mostrar como configurar o GTD no Todoist de um modo prático. A configuração não é das mais fáceis, mas, depois que você a fizer, o uso cotidiano é bastante simples.

Getting Things Done (GTD) é um método de gestão pessoal criado e popularizado por David Allen em um livro com o mesmo título, publicado no Brasil como “A Arte de Fazer Acontecer”.

Todoist é um aplicativo de lista de tarefas que pode ser usado em várias plataformas (Windows, Mac, iPhone, iPad, Android, web etc.) e que tem como característica a flexibilidade e o uso de linguagem natural para o registro das tarefas.

Uso o GTD no Todoist há muitos anos e, ao longo do tempo, consegui refinar o sistema para que ele me mostre exatamente qual tarefa devo fazer a seguir de acordo com o dia, contexto, prioridade e tempo disponível.

Neste artigo, pretendo mostrar, em 10 passos práticos, como configurei o GTD no Todoist para funcionar da forma mais simples e eficiente possível para cada uma das etapas de Controle, Foco e Planejamento do método:

Controle	Horizontes de Foco	Planejamento Natural
Capturar Esclarecer Organizar Refletir Engajar	Propósito e Princípios Visão Objetivos Áreas de foco e responsabilidade Projetos	Propósito e Princípios do Projeto Visão do Projeto Brainstorm Organização Próximas Ações

Ao final desta configuração do GTD no Todoist, você estará apto a:

1. Capturar tudo o que chama sua atenção.
2. Esclarecer o que essas capturas significam para você.
3. Organizar os resultados de forma inteligente.
4. Refletir com frequência para manter um sistema completo e confiável.
5. Engajar com o sistema, para que ele te mostre, a cada momento, qual tarefa deve ser feita a seguir.

Embora o Todoist tenha uma versão gratuita, as configurações que vou mostrar a seguir fazem uso de funcionalidades disponíveis apenas na versão paga.

Passo 1: Crie as listas fixas do GTD no Todoist

O primeiro passo é criar as listas fixas do GTD no Todoist.

O Todoist chama essas listas gerais de “Projetos”, mas esse termo não deve ser confundido com o que “Projetos” significa para o GTD.

• Projetos para o Todoist: são as listas que ficam na barra lateral do aplicativo. Neste texto, vamos chamar isso simplesmente de listas.
• Projetos para o GTD: são quaisquer resultados desejados que possam ser alcançados no prazo de até um ano e que requeiram mais de uma ação para serem concluídos.

Com isso esclarecido, vamos criar as cinco listas fixas do GTD no Todoist, mais especificamente na barra lateral do aplicativo:

• Calendário
• Na Espera
• Algum dia – Talvez
• Horizontes de Foco
• Referências

Dentro da lista Referências, crie uma sublista chamada “Modelo de Revisão Semanal”, uma chamada “Modelo de Planejamento Natural” e outras sublistas que você queira usar como referência (Livros, Filmes, Séries, Receitas etc.). 

Para criar uma sublista, basta arrastar a lista que você criou para dentro ou levemente à direita da lista mãe.

Todas essas listas fixas do GTD no Todoist e também as sublistas de Referências devem ser deixadas com uma mesma cor, de preferência uma cor neutra (recomendo o cinza).

Passo 2: Crie as suas áreas de foco e responsabilidade do GTD no Todoist

Ainda na barra lateral de Projetos do Todoist, crie uma lista para cada uma das suas áreas de foco e responsabilidade atuais. 

As áreas variam de pessoa para pessoa, no entanto as mais comuns são:

• Casa
• Dinheiro
• Diversão
• Educação
• Família
• Pessoal
• Saúde
• Trabalho

Personalize como ficar melhor para o seu caso, lembrando que essas áreas são apenas repositórios para tarefas avulsas e para projetos.

Sugiro deixar cada área com uma cor específica, diferente da cor neutra que foi utilizada para as listas fixas do GTD no Todoist.

Passo 3: Crie etiquetas com os contextos e estimativas de tempo

Um dos segredos do GTD no Todoist é conseguir saber apenas as tarefas que você tem a fazer em determinado contexto. Por exemplo, se você está no trabalho, não faz sentido ver tarefas como “Regar o jardim de casa”.

No Todoist, os contextos podem ser definidos com etiquetas que podem ser adicionadas a cada uma das tarefas que você criar.

Para isso, vá em “Filtros e Etiquetas” e crie etiquetas para cada um dos seus contextos. Os mais comuns são:

• casa
• trabalho
• rua
• online

Se você tem mais de um trabalho ou mais de uma casa, pode criar outras etiquetas para ajustar ao seu contexto. O mesmo vale se você tem outro local em que executa tarefas, como faculdade, por exemplo.

Se você despacha com muitas pessoas, também pode criar etiquetas com os nomes delas. Assim, ao ter uma agenda com essa pessoa, basta clicar na respectiva etiqueta e o Todoist mostrará todas as tarefas que você tem para tratar com aquela pessoa.

Crie também etiquetas para as suas estimativas de tempo ou energia para as tarefas. Você pode criar essas etiquetas prevendo o tempo, como “15min”, “30min”, “60min” etc. Eu prefiro criar como se fossem medidas de roupas:

• P
• M
• G

A ideia aqui é que você vai poder futuramente filtrar todas as suas tarefas de acordo com o contexto e com o tempo ou energia que você tem disponíveis.

Por exemplo, ao clicar na etiqueta “casa” vão aparecer todas as tarefas que você marcou que só pode fazer em casa. 

Passo 4: Crie os filtros que vão te mostrar exatamente a tarefa que deve ser feita a seguir

Ainda na seção Filtros e Etiqueta, você deve agora criar os filtros que vão te mostrar exatamente a tarefa que deve ser feita a seguir.

Filtros servem como parâmetros de busca que combinam etiquetas e listas. Por exemplo, um filtro pode te mostrar todas as tarefas com a etiqueta “casa” e com a etiqueta “G” dentro do projeto “Reformar a varanda do apartamento”.

Este quarto passo é um pouco mais complexo, mas é nele que reside o diferencial do Todoist em relação a outros gerenciadores de tarefas. Eu diria que aqui está o “pulo do gato”.

Para configurar os filtros, nós vamos usar alguns símbolos para os parâmetros de busca, tais quais:

Símbolo	O que significa	Exemplo
|	OU	hoje | atrasado
&	E	hoje & p1
!	NÃO	!subtarefa
()	Filtre tarefas com base em parâmetros dentro de parênteses primeiro.	(hoje | atrasada) & #Trabalho
,	Mostre parâmetros de filtros em listas separadas.	atrasada: ontem, hoje
#	Projeto (na linguagem do Todoist) ou lista (como chamamos no GTD)	#Entrada
##	Subprojeto (uma lista dentro de outra lista)	##Referências
/	Seção	/Depois

Os filtros que sugiro você criar são:

4.1 Filtro “Em Casa”

Este filtro vai mostrar todas as tarefas marcadas com a etiqueta “casa” que não estejam na seção “Depois” de um projeto ou área e que não estejam nas listas fixas do GTD no Todoist (Calendário, Algum dia – Talvez, Na Espera, Referências e Horizontes de Foco).

Dito de outra forma, ele vai exibir todas as tarefas marcadas com a etiqueta “casa” que estejam nos seus Projetos e que estejam prontas para a ação. Essas são as Próximas Ações que você pode fazer quando estiver em casa.

A consulta deve ser a seguinte:

@casa & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas 

Traduzindo para português, esse filtro vai mostrar todas as tarefas que têm a etiqueta casa e que não estejam na lista Referências ou em seus subprojetos e que não estejam na lista Algum dia – Talvez e que não estejam na lista Na Espera e que não estejam na lista Calendário e que não esteja na lista Entrada e que não estejam na lista Revisão Semanal e que não esteja na lista Horizontes de Foco e que não esteja na seção Depois e que não esteja na seção Notas.

Depois de criar o filtro, clique nele e configure para ordenar por prioridade, usando o menu que fica no canto superior direito. Assim, todas as tarefas deste filtro serão mostradas por ordem de prioridade (lembre-se de fazer o mesmo com todos os filtros que criaremos neste Passo 4).

Você também pode combinar este filtro “Em casa” com os marcadores de tamanho das tarefas. Assim, pode ter uma visão de todas as tarefas pequenas, médias ou grandes que pode fazer quando estiver em casa, dependendo do seu tempo disponível.

Em casa + P

@P & @casa & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

Em casa + M

@M & @casa & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

Em casa + G

@G & @casa & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

4.2 Filtro “No Trabalho”

Este filtro vai mostrar todas as tarefas marcadas com a etiqueta “trabalho” que não estejam na seção “Depois” de um projeto e que não estejam nas listas fixas do GTD (Calendário, Algum dia – Talvez, Na Espera, Referências e Horizontes de Foco).

Dito de outra forma, ele vai exibir todas as tarefas marcadas com a etiqueta “trabalho” que estejam nos seus Projetos e que estejam prontas para a ação. Essas são as Próximas Ações que você pode fazer quando estiver no trabalho.

A consulta deve ser a seguinte:

@trabalho & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

Lembre-se de configurar para que o filtro exiba as tarefas por ordem de prioridade, usando o menu superior direito.

Você também pode combinar este filtro “No Trabalho” com os marcadores de tamanho das tarefas. Assim, pode ter uma visão de todas as tarefas pequenas, médias ou grandes que pode fazer quando estiver no trabalho, dependendo do seu tempo disponível.

No Trabalho + P

@P & @trabalho & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

No Trabalho + M

@M & @trabalho & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

No Trabalho + G

@G & @trabalho & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas 

4.3 Filtro “Na Rua”

Este filtro vai mostrar todas as tarefas marcadas com a etiqueta “rua” que não estejam na seção “Depois” de um projeto e que não estejam nas listas fixas do GTD (Calendário, Algum dia – Talvez, Na Espera, Referências e Horizontes de Foco).

Dito de outra forma, ele vai exibir todas as tarefas marcadas com a etiqueta “rua” que estejam nos seus Projetos e que estejam prontas para a ação. Essas são as Próximas Ações que você pode fazer quando estiver na rua.

A consulta deve ser a seguinte:

@rua & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

Alerta de geolocalização para as tarefas do filtro Na Rua

Para algumas tarefas que você precisa fazer quando estiver na rua, talvez seja recomendado você utilizar os alertas de Local do Todoist.

Por exemplo, imagine que você tenha uma tarefa que precisa ser feita quando você estiver no shopping de sua preferência.

Basta selecionar a tarefa, clicar em Local e digitar a localização do shopping. Assim, quando você estiver chegando ao local (ou saindo, se assim definir no Todoist), receberá uma notificação sobre a tarefa que lá precisa ser realizada.

Você também pode combinar este filtro “Na Rua” com os marcadores de tamanho das tarefas. Assim, pode ter uma visão de todas as tarefas pequenas, médias ou grandes que pode fazer quando estiver na rua, dependendo do seu tempo disponível.

Na Rua + P

@P & @rua & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

Na Rua + M

@M & @rua & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

Na Rua + G

@G & @rua & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas 

4.4 Filtro “Na Internet”

Este filtro vai mostrar todas as tarefas marcadas com a etiqueta “online” que não estejam na seção “Depois” de um projeto e que não estejam nas listas fixas do GTD (Calendário, Algum dia – Talvez, Na Espera, Referências e Horizontes de Foco).

Dito de outra forma, ele vai exibir todas as tarefas marcadas com a etiqueta “online” que estejam nos seus Projetos e que estejam prontas para a ação. Essas são as Próximas Ações que você pode fazer quando estiver online, na internet.

A consulta deve ser a seguinte:

@online & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas 

Lembre-se de configurar para que o filtro exiba as tarefas por ordem de prioridade, usando o menu superior direito.

Você também pode combinar este filtro “Online” com os marcadores de tamanho das tarefas. Assim, pode ter uma visão de todas as tarefas pequenas, médias ou grandes que pode fazer quando estiver na internet, dependendo do seu tempo disponível.

Na Internet + P

@P & @online & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

Na Internet + M

@M & @online & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

Na Internet + G

@G & @online & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas 

4.5 Filtro “Próximas Ações” (o mais importante do GTD no Todoist)

O filtro Próximas Ações vai compilar os quatro anteriores para que você tenha uma visão geral das próximas tarefas que já pode realizar. 

Além disso, eu gosto de adicionar nele as tarefas com vencimento no dia e as que porventura estejam atrasadas.

Assim, o filtro Próximas Ações torna-se o guia principal para você ver o que tem a seguir.

Por isso, ele deve ser definido como a sua página inicial no Todoist e deve ter um widget de destaque no seu celular.

A consulta deve ser a seguinte:

atrasada | hoje | !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas 

Lembre-se de configurar para que o filtro exiba as tarefas por ordem de prioridade, usando o menu superior direito.

Próximas Pequenas Ações

Crie um filtro chamado Próximas Pequenas Ações para listar as tarefas com marcadores P na sua lista de Próximas Ações:

@P & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas 

Este filtro serve para quando você quiser trabalhar na sua lista de Próximas Ações, mas está com pouco tempo e só quer ver as tarefas pequenas.

Próximas Médias Ações

Crie um filtro chamado Médias Pequenas Ações para listar as tarefas com marcadores M na sua lista de Próximas Ações:

@M &!##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas  

Este filtro serve para quando você quiser trabalhar na sua lista de Próximas Ações, mas está com um tempo razoável e só quer ver as tarefas médias.

Próximas Grandes Ações

Crie um filtro chamado Médias Pequenas Ações para listar as tarefas com marcadores M na sua lista de Próximas Ações:

@G & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Entrada & !#Revisão Semanal & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas 

Este filtro serve para quando você quiser trabalhar na sua lista de Próximas Ações e está com muito tempo disponível, preferindo focar nas tarefas grandes.

Colocando as Próximas Ações como página inicial do Todoist

Para que o Todoist sempre inicie na página de Próximas Ações, vá em Configurações > Geral > Página Inicial e encontre na seção filtro o item Próximas Ações.

Colocando as Próximas Ações como widget no celular

No seu celular, de preferência no topo da primeira página de aplicativos, adicione um widget do Todoist médio ou grande. Depois, configure para que este widget exiba o filtro Próximas Ações.

4.6 Filtro “Depois”

Todo projeto que você for criar deve ter duas seções, uma chamada “Depois” e outra chamada “Notas”, conforme veremos no próximo passo, que trata do Modelo de Planejamento Natural.

A seção Depois serve para as tarefas que você já mapeou, mas que ainda não é uma próxima ação porque ainda não está pronta para ser feita.

A seção Notas serve para você anotar os materiais de referência do projeto. No Todoist, toda tarefa que você inicia com um asterisco (*) é convertida em uma tarefa não clicável ou, como eu prefiro chamar, em uma nota.

O filtro Depois, portanto, serve para listar todas as tarefas que estão nas seções chamadas Depois em todos os seus projetos. A consulta é bem simples:

/Depois

Não precisa colocar outros parâmetros, porque as listas fixas do GTD (Calendário, Algum dia – Talvez, Na Espera, Referências e Horizontes de Foco) não vão ter uma seção chamada Depois.

4.7 Filtro “Notas”

Similar ao anterior, este filtro vai mostrar todas as tarefas que você cadastrar na seção “Notas” de todos os seus projetos.

A consulta deste filtro também é bem simples:

/Notas

Idealmente, todas as “tarefas” que você criar dentro da seção Notas devem ser precedidas por um asterisco, para que o Todoist as transforme em notas.

4.8 Filtro “Projetos”

Projetos, na terminologia do GTD, é qualquer ação que necessite de duas ou mais tarefas para ser concluída e que tem prazo de até um ano para ser concluído.

Para você ter uma visão geral de todos os seus projetos ativos, crie um filtro que mostre as tarefas de todos os seus projetos, excluindo as listas fixas do GTD (Calendário, Algum dia – Talvez, Na Espera, Referências e Horizontes de Foco).

A consulta deste filtro depende das áreas de responsabilidade que você criou no Passo 2. 

Vamos supor que você criou exatamente as oito áreas que sugeri no Passo 2:

• Casa
• Dinheiro
• Diversão
• Educação
• Família
• Pessoal
• Saúde
• Trabalho

Nesse caso, a consulta para o filtro Projetos seria a seguinte:

##Casa & !#Casa & !/Notas, ##Dinheiro & !#Dinheiro & !/Notas, ##Diversão & !#Diversão & !/Notas, ##Educação & !#Educação &!/Notas, ##Família & !#Família & !/Notas, ##Pessoal & !#Pessoal & !/Notas, ##Saúde & !#Saúde & !/Notas, ##Trabalho & !#Trabalho & !/Notas

Resumindo, essa consulta vai filtrar as tarefas que estão nas sublistas de cada uma das áreas de responsabilidade, mas não na lista principal, agrupadas por sublistas.

Além disso, vai excluir todas as notas, de modo a mostrar apenas as tarefas (sejam elas Próximas Ações ou incluídas na seção Depois de cada projeto).

4.9 Filtro “Urgente e Importante”

Para que as suas Próximas Ações apareçam em ordem de prioridade, basta você utilizar os marcadores de prioridade do próprio Todoist, chamados de Prioridade 1 (vermelho), Prioridade 2 (amarelo), Prioridade 3 (azul) e Prioridade 4 (branco).

Para melhorar isso, vamos criar filtros de prioridade que mostrem, de acordo com a prioridade, apenas as tarefas prontas para serem realizadas (ou seja, as que não estejam nas seções Depois dos projetos ou nas listas fixas do GTD).

Esse filtro, de acordo com a Matriz de Eisenhower, chama-se Urgente e Importante.

A consulta para ele é a seguinte:

p1 & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

Isso significa filtrar todas as tarefas com Prioridade 1 e que não estejam nas listas Referências, Algum dia – Talvez, Na Espera, Calendário e Horizontes de Foco, nem nas seções Depois ou Notas.

4.10 Filtro “Não Urgente e Importante”

Este filtro é similar ao anterior, mas filtra apenas as tarefas marcadas com Prioridade 2:

p2 & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

4.11 Filtro “Urgente e Não Importante”

Seguindo a mesma ideia, este filtro mostra apenas as tarefas marcadas com Prioridade 3:

p3 & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

4.12 Filtro “Não Urgente e Não Importante”

Por fim, este filtro mostra apenas as tarefas marcadas com Prioridade 4:

p4 & !##Referências & !#Algum dia - Talvez & !#Na Espera & !#Calendário & !#Horizontes de Foco & !/Depois & !/Notas

4.13 Filtros Favoritos

Por fim, na lista de Filtros e Etiquetas, clique no ícone de coração para marcar como favoritos o filtro Próximas Ações e os filtros de contexto (nesse exemplo, seriam os filtros Em Casa, No Trabalho, Na Rua e Na Internet).

Passo 5: Crie um Modelo de Planejamento Natural do GTD no Todoist

O Modelo de Planejamento Natural do GTD é um método para planejamento de projetos composto por 5 passos:

1. Propósito e Princípios do Projeto (o “Por quê?”)
2. Visão do Projeto (o “O quê?”)
3. Brainstorm (primeira parte do “Como?”)
4. Organização (segunda parte do “Como?”)
5. Próximas Ações

Neste passo, vamos criar apenas um modelo de projetos no Todoist. Assim, toda vez que você for criar um novo projeto, não precisa partir do zero. Basta aplicar este Modelo de Planejamento Natural.

Para isso, pegue a sublista “Modelo de Planejamento Natural” que você criou dentro da lista “Referências” no Passo 1 e, dentro dela, crie duas seções:

• Depois
• Notas

Lembre que, para acrescentar uma seção dentro de um projeto no Todoist, basta usar a tecla de atalho “S” ou clicar nos três pontinhos no canto superior direito do projeto e depois clicar em “Adicionar Seção”.

Dentro da seção Notas, crie as seguintes tarefas não clicáveis e suas respectivas descrições (para criar uma tarefa não clicável, basta iniciar a tarefa com um asterisco):

• Descrição SMART
  • Descreva o projeto de um modo Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e Com Prazo Definido.
  • Coloque o prazo como data de vencimento desta Descrição.
• Propósito e Princípios (o “Por quê?”)
  • Por que este projeto está sendo feito?
  • Quais são as regras para lidar com este projeto?
• Visão (o “O quê?”)
  • Qual o resultado final desejado?
  • Como saber se ele foi alcançado de forma satisfatória?
• Brainstorm (primeira parte do “Como?”)
  • Quais são todos os detalhes potencialmente relevantes que devem ser levados em consideração sobre este projeto?
  • Quais são todas as ideias que vêm à cabeça, sem filtros?
• Organização (segunda parte do “Como?”)
  • Quais tarefas precisam ser realizadas para concluir este projeto?
  • Quais delas já podem ser feitas e quais precisam ficar para Depois?

As próximas ações não precisam de uma nota específica no modelo, pois você vai listá-las na seção principal do próprio projeto (se já puderem ser realizadas) ou na seção “Depois” do projeto (se elas tiverem alguma pendência).

Em seguida, salve este projeto como modelo para que você possa usá-lo sempre que for criar um novo projeto.

Para isso, basta clicar nos três pontinhos do canto superior direito e selecionar a opção “Salvar como modelo”.

Quando você for criar qualquer novo projeto (conforme será visto no Passo 8), em vez de partir do zero, já poderá usar este Modelo de Planejamento Natural.

Passo 6: Preencha os Horizontes de Foco do GTD no Todoist

O GTD apresenta duas abordagens para tirar as pendências da cabeça e colocá-las em um sistema confiável:

• Bottom-up: começa com uma varredura física e mental de todas as suas pendências, que devem ser capturadas, esclarecidas e organizadas em listas de projetos e próximas ações.
• Top-down: começa pelos seus horizontes de foco mais elevados e depois vai descendo até o nível das próximas ações.

Para efeitos deste guia, vamos começar pela abordagem top-down. 

O GTD apresenta seis Horizontes de Foco:

• Horizonte 5: Propósito e Princípios
• Horizonte 4: Visão de 3 a 5 anos
• Horizonte 3: Objetivos de 1 a 3 anos
• Horizonte 2: Áreas de foco e responsabilidades
• Horizonte 1: Projetos
• Térreo: Próximas Ações

Então, o que você tem a fazer no Todoist é clicar na lista “Horizontes de Foco” que criou no Passo 1 e, dentro dela, criar cinco tarefas não clicáveis (ou Notas, como prefiro chamar) chamadas:

• Propósito e Princípios
• Visão de 3 a 5 anos
• Objetivos de 1 a 3 anos
• Áreas de foco e responsabilidades
• Projetos
• Próximas Ações

Lembre-se de que para criar tarefas não clicáveis no Todoist basta iniciá-las com um asterisco.

A partir daí, abra a primeira tarefa e escreva na descrição ou como subtarefas não clicáveis o seu Propósito e os seus Princípios, conforme orientado pelo GTD.

Depois, escreva a sua Visão de 3 a 5 anos, descrevendo seus planos de longo prazo de um modo mais abstrato, sem se preocupar muito com o “como”.

A seguir, crie subtarefas (essas sim, clicáveis) descrevendo cada um dos seus Objetivos de 1 a 3 anos.

Os objetivos devem ser mais concretos do que a Visão, então você pode descrevê-los como Metas Smart (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido) e usar o sistema de datas do Todoist para marcar o prazo final de cada uma.

Depois, preencha as suas Áreas de foco e responsabilidade. Lembre-se de que você já listou as suas áreas no Passo 2, então o que resta fazer aqui é descrever quais são as suas responsabilidades quando assume cada um desses papéis.

A diferença entre essas áreas de foco e responsabilidade é que elas nunca acabam, diferente de um projeto (você sempre vai ter que cuidar da casa, cuidar da saúde, cuidar dos filhos etc.)

No caso dos Projetos, você não precisa descrever nada. Basta selecionar e tarefa e gerar um link (o atalho é Ctrl K) para o filtro “Projetos” que você criou no Passo 4.

O mesmo vale para o item Próximas Ações, que será simplesmente um link para o filtro “Próximas Ações” que você também criou no Passo 4.

Passo 7: Faça uma varredura física e mental e capture tudo na Caixa de Entrada

Agora o seu Todoist está praticamente configurado com o essencial para você colocar cada coisa em seu lugar.

O que falta é justamente listar essas “coisas”, ou seja, as pendências que existem na sua realidade.

No caso da abordagem top-down que vimos no passo anterior, você pode analisar os seus propósitos, princípios, visão, metas, objetivos e áreas de foco e começar a anotar na caixa de entrada do Todoist tudo o que lhe vem à cabeça que é preciso fazer para cumprir o que você escreveu nos Horizontes de Foco.

É como se você estivesse desdobrando a sua visão de futuro em objetivos de longo prazo, estes em projetos e os projetos em tarefas.

Neste momento, não é necessário se preocupar em escrever nada muito estruturado, sequencial ou detalhado. Simplesmente esvazie a cabeça e capture tudo na caixa de entrada.

Para facilitar esse processo inicial de captura, o GTD recomenda, em uma abordagem bottom-up, que você faça uma completa varredura física e mental e colete em uma caixa de entrada toda a tralha da sua vida.

O livro fala para primeiro você fazer uma varredura física. Analise os seguintes ambientes e vá anotando item a item na lista Entrada do Todoist as pendências que você encontrar:

• Mesa de trabalho
  • Correspondências
  • Recados anotados em cadernetas e papeis avulsos
  • Cartões de visitas
  • Anotações de reuniões
• Gavetas
• Bancadas
• Dentro dos armários
• Chão, paredes e prateleiras
• Equipamentos, móveis e artefatos
• Outros locais

Depois da varredura física, a recomendação é que você faça uma varredura mental, tanto no campo profissional quanto no campo pessoal.

O GTD fornece uma lista de lembretes de coisas incompletas que pode ajudar a fazer essa captura inicial. Lembre de criar uma tarefa na lista Entrada do Todoist para cada pendência que você identificar.

Lembre-se de que o objetivo deste sétimo passo é tirar tudo da sua cabeça e colocar em um sistema confiável.

Por enquanto, você apenas jogou tudo na caixa de entrada. No próximo passo, vai processar item por item para deixar tudo organizado.

Facilite a captura do GTD no Todoist

Antes de seguir para o próximo passo, busque facilitar o processo de captura no Todoist.

Eis alguns exemplos de como você pode fazer isso:

• Instale a extensão do Todoist no seu navegador: com ela, basta um clique para você capturar alguma página que você está vendo na internet.
• Instale o widget de Adicionar Tarefa no seu celular: ele pode ser colocado na tela bloqueada, na central de controle e na tela de aplicativos.
• Instale a extensão do Todoist para Gmail: com ela, você pode capturar qualquer email como uma tarefa do Todoist com apenas um clique, caso utilize o Gmail.
• Coloque o Todoist como primeiro item na lista de aplicativos da função Compartilhar do seu celular: assim, se você clicar para compartilhar uma mensagem do WhatsApp, uma postagem do Instagram ou um conteúdo do X, por exemplo, o primeiro aplicativo da fila será o Todoist. Isso facilita muito para que você não perca nenhuma pendência que apareça nos aplicativos que você costuma utilizar.

Além disso, você pode usar a linguagem natural do Todoist para capturar com ainda mais eficiência. Com o tempo, na própria captura você já pode fazer o processo de esclarecer e organizar um item. Eis alguns exemplos:

Buscar o terno na lavanderia @casa @M #Pessoal

Enviar feliz aniversário para o chefe todo 12/10 #Calendário p1

Participar da reunião de alinhamento na sala de reuniões segunda-feira 10:00 por 60min #Calendário p2

Anotar as estatísticas do projeto de crescimento do Instagram após o primeiro ciclo @online @G #Crescer Instagram da empresa /Depois p3

Nesses exemplos, o Todoist já vai reconhecer etiquetas (iniciadas com @), projetos (iniciados com #), seções (iniciadas com /), prioridades (p1, p2, p3), datas, horários e duração dos compromissos.

Mas antes de chegar a esse nível, é importante separar a etapa de captura das etapas de esclarecimento e organização, conforme veremos nos dois próximos passos.

Passo 8: Esclareça o que significa cada item da sua Caixa de Entrada

No oitavo passo, vamos esclarecer o que significa cada item que você capturou na sua caixa de entrada para colocá-lo na lista certa do Todoist.

Para esclarecer cada item, tudo o que você precisa fazer é se perguntar: Isso é passível de ação?

Se a resposta for Não, existem três ações que você pode fazer com o item:

• Deletar, se considerar que aquele item não serve mais para nada.
• Mover para a lista Algum dia – Talvez, caso considere que o item pode ser passível de ação no futuro.
• Mover para a lista Referências, se considerar que aquilo pode servir como uma referência futura.

Se a resposta for Sim, existem cinco ações que você pode fazer com o item:

• Fazer logo a tarefa, se considerar que ela leva menos de 2 minutos para ser realizada.
• Mover para a lista Calendário, se a tarefa tiver data certa para acontecer (nesse caso, acrescente a Data de Vencimento na tarefa e, se for o caso, o horário e a duração).
• Mover para a lista Na Espera, se a tarefa for delegada para alguém fazer (lembre-se de comunicar à pessoa e anotar na descrição da tarefa para quem ela foi delegada).
• Mover para a respectiva Área de Foco, se for uma tarefa de apenas um passo.
• Criar um projeto como sublista da respectiva Área de Foco usando o Modelo de Planejamento Natural criado no Passo 5, se for uma tarefa que exija mais de um passo.

Recomenda-se que todos os itens passíveis de ação comecem com um verbo no infinitivo, para que fique bem clara a tarefa a ser realizada.

Esclareça item por item, na ordem em que eles aparecem na caixa de entrada, até esvaziar a lista por completo.

Ao final, todas as suas tarefas estarão em algumas das listas fixas do GTD (Calendário, Na Espera, Algum dia – Talvez e Referências) ou dentro de alguma das suas áreas de foco com suas respectivas sublistas de projetos.

Passo 9: Organize as suas tarefas e projetos do GTD no Todoist

O nono passo diz respeito a organizar as tarefas de ação única que você colocou dentro de uma das áreas de foco e também as de ações múltiplas que você criou como projetos como sublistas das áreas de foco.

No caso das tarefa de ação única, só há três coisas para organizar:

• Colocar as etiquetas de contexto (casa, trabalho, rua, online) e de estimativa de tempo ou energia (P, M, G), conforme criadas no Passo 3.
• Priorizar a tarefa como P1, P2, P3 ou P4 dependendo se ela é urgente e importante, não urgente e importante, urgente e não importante ou não urgente e não importante.
• Decidir se a tarefa já pode ser realizada agora ou se deve ser movida para a seção “Depois”.

Lembre-se de que, se você mover para a seção “Depois”, a tarefa não vai aparecer nos filtros de próximas ações, pois ela ainda não pode ser realizada (seja por depender de outra tarefa, seja por ainda não ser o momento adequado).

No caso dos projetos (tarefas de ações múltiplas), você deve usar o Modelo de Planejamento Natural criado no Passo 5. Para isso, clique no ícone de “mais” ao lado de Meus Projetos e selecione a opção “Navegar pelos modelos” para escolher o modelo que você criou.

A seguir, antes mesmo de listar as tarefas do projeto, o ideal é preencher na descrição os itens constantes da seção Notas do projeto, que compõem o Modelo de Planejamento Natural do GTD:

• Descrição SMART
  • Descreva o projeto de um modo Específico, Mensurável, Alcançável, Relevante e Com Prazo Definido.
  • Coloque o prazo como data de vencimento desta Descrição.
• Propósito e Princípios (o “Por quê?”)
  • Por que este projeto está sendo feito?
  • Quais são as regras para lidar com este projeto?
• Visão (o “O quê?”)
  • Qual o resultado final desejado?
  • Como saber se ele foi alcançado de forma satisfatória?
• Brainstorm (primeira parte do “Como?”)
  • Quais são todos os detalhes potencialmente relevantes que devem ser levados em consideração sobre este projeto?
  • Quais são todas as ideias que vêm à cabeça, sem filtros?
• Organização (segunda parte do “Como?”)

Depois de responder essas perguntas, você terá bastante clareza de quais tarefas precisam ser executadas para obter o resultado desejado para aquele projeto.

Basta, então, listar todas as tarefas que precisam ser realizadas para concretizar aquele projeto, lembrando que todas devem ser organizadas com as respectivas etiquetas e prioridades.

As tarefas que não puderem ser realizadas desde já (seja por dependerem de outras tarefas, seja por ainda não ser o momento ideal) devem ser colocadas na seção “Depois” do projeto, para que não apareçam nos filtros de próximas ações.

Passo 10: Crie um Modelo de Revisão Semanal para manter seu GTD no Todoist completo e confiável

Agora o seu sistema já está pronto. Todas as pendências saíram da sua cabeça, foram capturadas na caixa de entrada, esclarecidas para serem colocadas nas listas certas e organizadas de acordo com contexto, tempo e prioridade.

Se você clicar em qualquer filtro de próximas ações que criamos no Passo 4, poderá ver uma lista completa de todas as tarefas que você pode realizar desde já, em ordem de prioridade, de acordo com o contexto em que você se encontra.

Para garantir que o sistema continue funcionando e seja realmente confiável, no entanto, você deve uma vez por semana fazer uma revisão para garantir que as pendências não estão na sua cabeça e sim no Todoist.

Isso é feito por meio de uma Revisão Semanal, que nada mais é do que uma tarefa que se repete toda semana em um dia específico (David Allen, criador do GTD, recomenda que seja na sexta-feira à tarde).

Essa tarefa deve seguir um checklist específico, por meio do qual você vai fazer uma varredura para garantir que todas as suas pendências estejam no Todoist e fora da sua mente.

Para criar o checklist, faça o seguinte:

1. Na lista “Referências”, acesse a sublista “Modelo de Revisão Semanal” que você criou no Passo 1.
2. Dentro dessa sublista, crie as tarefas do seu checklist (veja um modelo abaixo);
3. Salve a sublista “Modelo de Revisão Semanal” como um modelo, clicando no menu superior direito e selecionando a opção “Salvar como modelo”.

Eis um exemplo de checklist para o Modelo de Revisão Semanal:

• Esvaziar a caixa de entrada do email pessoal
• Esvaziar a caixa de entrada do email profissional
• Esvaziar a caixa de entrada do aplicativo de anotações
• Esvaziar a caixa de entrada do Instagram
• Esvaziar a caixa de entrada física do trabalho
• Esvaziar a caixa de correspondências de casa
• Capturar pendências e arquivar conversas no WhatsApp
• Capturar pendências e arquivar conversas no chat do trabalho
• Capturar pendências que estejam apenas na cabeça
• Revisar e apagar fotos da semana no celular
• Limpar a Área de Trabalho do computador
• Limpar a pasta Downloads do computador
• Esvaziar a caixa de entrada do Todoist, esclarecendo os itens para organizar tarefas e projetos
• Revisar o filtro Projetos
• Transferir tarefas que já podem ser feitas do filtro Depois para as próximas ações de seus respectivos projetos
• Priorizar as tarefas no filtro Próximas Ações
• Revisar a lista Calendário, especialmente os compromissos da próxima semana
• Revisar a lista Na Espera
• Revisar a lista Algum dia – Talvez
• Revisar a lista Horizontes de Foco

Para ser mais efetivo, você pode colocar links diretos nos textos sublinhados das tarefas, para abrir diretamente os aplicativos, listas e filtros mencionados.

Depois que o seu Modelo de Revisão Semanal estiver pronto, crie uma tarefa na lista Calendário chamada “Fazer a Revisão Semanal” e coloque para repetir toda sexta-feira (ou no dia da semana que você preferir)

Fazer Revisão Semanal toda sexta-feira #Calendário

Ao chegar o dia marcado, simplesmente adicione um novo projeto chamado Revisão Semanal clicando em “Navegar pelos modelos” para selecionar o Modelo de Revisão Semanal anteriormente criado.

Basta, então, executar o checklist e arquivar o projeto ao final.

Fazendo isso uma vez por semana, você garante que o Todoist está atualizado como um sistema em que você pode confiar, pois sabe que lá estarão todas as tarefas que você precisa executar para cumprir seus projetos de curto prazo, objetivos de médio prazo e visão de longo prazo.

Conclusão: como configurar o GTD no Todoist

Esses são os 10 passos para configurar o GTD no Todoist.

Embora a configuração não seja tão simples, o uso é.

Depois que você cumprir os 10 passos deste guia do GTD no Todoist, tudo o que terá para fazer no dia a dia será acessar o filtro Próximas Ações (ou qualquer dos outros filtros de contexto que você adicionou como favorito na barra lateral do Todoist) para visualizar, em ordem de prioridade, todas as próximas tarefas que você tem a fazer para cumprir os seus projetos.

Você não precisa nem ver a lista de áreas, projetos e demais listas fixas do GTD no Todoist. Pode deixar toda a área de Meus Projetos do Todoist oculta que não vai fazer diferença, afinal você não trabalha realizando projetos e áreas de foco, mas sim realizando as próximas ações que compõem os projetos e áreas.

Essa área só precisa ser vista uma vez por semana, durante a sua Revisão Semanal do GTD no Todoist. Não caia no erro de querer ficar mexendo nessas listas. O foco deve estar apenas em cumprir as Próximas Ações que aparecem nos filtros que você favoritou.

Cumprindo as tarefas do filtro Próximas Ações, em ordem de prioridade, você estará no caminho para cumprir também os seus projetos de até 1 ano, os seus objetivos de 1 a 3 anos e a sua visão de 3 a 5 anos.

Foto por Jonathan Borba