Eu estava no meu primeiro estágio como estudante de jornalismo quando descobri a importância do gerenciamento de tempo por um motivo muito nobre: dormir mais.
O meu trabalho era fazer clipping. Ou seja, coletar nos jornais as notícias que fossem do interesse do cliente da empresa.
Isso tinha que estar na mesa do cliente quando ele chegasse ao escritório, às 8h da manhã. Portanto, todos os estagiários (éramos uns 40) tinham que estar trabalhando às 6h.
O que significava acordar às 5h. Aos 19 anos de idade…
O estágio era de quatro horas. Porém, se você terminasse o seu trabalho antes, podia ir para casa.
Foi com essa grande motivação que o gerenciamento de tempo surgiu para mim. Eu chegava às 6h e antes das 7h já estava voltando para os braços de Morfeu.
A empresa percebeu e dobrou a minha quantidade de trabalho. Passei a fazer ainda mais rápido e continuei saindo por volta das 7h.
Desde aquela época aprendi que administrar o próprio tempo é uma das maiores habilidades que um profissional pode ter em um mundo tão cheio de distrações.
Por isso, na aula de hoje do curso Presença Digital de Zero a Dez quero complementar as ideias sobre calendário editorial explicando:
- Por que gerenciamento de tempo é importante para produtores de conteúdo
- A relação entre gerenciamento do tempo e o seu calendário editorial
- Como montar um ambiente produtivo no seu computador
- 9 ferramentas de produtividade para criadores de conteúdo
Ao final, você vai ter sua mente, seu computador e sua mesa de trabalho preparados para produzir conteúdo da maneira mais efetiva possível.
Por que gerenciamento de tempo é importante para produtores de conteúdo
Estamos no final do módulo de Produção de Conteúdo, o terceiro dos dez módulos do curso Presença Digital de Zero a Dez.
Nela, vimos em detalhes como ter um processo de criação de conteúdos para gerar publicações de alta qualidade no seu site.
No checklist final, o processo de produção tinha nada menos que 113 itens. O que assustou algumas pessoas.
Pessoas que esquecem que um processo criativo é feito para economizar tempo, não o desperdiçar.
Por isso, quando analisamos como montar um calendário editorial, definimos que dois itens são essenciais para estabelecer a periodicidade das suas publicações:
- Quanto tempo você leva para criar um conteúdo
- Quanto tempo você tem disponível para a criação de conteúdo do seu projeto
Em um exemplo simples:
Se você leva 7 horas para planejar, produzir e divulgar um post no seu blog e só consegue dedicar 1 hora por dia ao projeto, sua periodicidade de publicação terá que ser semanal.
A única maneira de aumentá-la seria mexendo nas variáveis. Você pode produzir conteúdos mais rapidamente e/ou pode alocar mais tempo para o seu projeto.
Ambas dependem de gerenciamento de tempo.
A relação entre gerenciamento do tempo e o seu calendário editorial
Na tarefa da aula anterior, você foi orientado a fazer experimentos para estabelecer o seu calendário editorial.
Lá, falei que a única maneira de se descobrir exatamente quanto tempo em média se leva para produzir um conteúdo de qualidade é cronometrando.
Temos uma estranha capacidade de superestimar ou subestimar estimativas de tempo, dependendo do que queremos procrastinar.
Por isso, é imprescindível mensurarmos exatamente o tempo gasto na produção de conteúdo.
Só assim podemos trabalhar com números para produzir mais e melhor.
Além do tempo que você gasta criando publicações, avalie também o tempo que você passa fazendo outras coisas.
Assim, pode ser que você encontre brechas para dedicar ainda mais tempo à jornada de criar presença digital para transformar o seu hobby no seu trabalho.
Quando você estiver nessas brechas de dedicação, o ideal é que consiga produzir o máximo que conseguir sem prejudicar a qualidade.
E, para isso, é recomendável montar um ambiente de trabalho favorável.
Como montar um ambiente produtivo no seu computador para um melhor gerenciamento de tempo
Você já percebeu como a cabine de comando de um avião é projetada?
Os instrumentos mais essenciais para os pilotos ficam bem ao centro. E os demais vão sendo dispostos ao longo da cabine.
Assim, o piloto tem sempre à mão tudo aquilo de que precisa para voar. Tem um ambiente de trabalho extremamente produtivo.
Criadores de conteúdo preocupados com gerenciamento de tempo devem seguir essa mesma lógica.
Devem ter acesso no computador, facilmente, a todas as ferramentas de que precisam para planejar, produzir e divulgar uma publicação.
No checklist do processo de criação de conteúdos, diversas dessas ferramentas foram recomendadas.
Como você faz para acessá-las?
Vai voltar à aula cada vez que precisar delas? Procurar no Google? Digitar o endereço?
O certo é tê-las a um mero clique de distância. Por isso, recomendo deixar fixo na barra de favoritos do seu navegador:
- Seu gerenciador de tarefas (recomendo o Trello)
- Sua planilha de produção de conteúdo (favorite um modelo no Google Spreadsheets e duplique para cada publicação que for criar)
- Painel do WordPress, já na janela de adicionar novo post
- Sua ferramenta de anotações (sugiro o Evernote)
- Seu banco de imagens
- Sua ferramenta de pesquisa de palavras-chave
- Seus posts de referência sobre como produzir conteúdo (por exemplo, o checklist e os modelos de introdução, desenvolvimento e conclusão)
Você pode trocar também o nome das ferramentas pela respectiva URL no checklist do seu gerenciador de conteúdos, se ele fizer links automáticos.
Por exemplo, em vez de:
“Pesquisar no Buzzsumo os conteúdos mais compartilhadas”
Você troca por:
“Pesquisar no http://buzzsumo.com os conteúdos mais compartilhadas”
São pequenos detalhes de gerenciamento de tempo que, somados, acabam trazendo grandes ganhos de produtividade.
Para potencializá-los ainda mais, explore as melhores ferramentas de produtividade para criação de conteúdos.
9 ferramentas de produtividade e gerenciamento de tempo para criadores de conteúdo
A seguir, vou listar as ferramentas que considero mais importantes para aumentar a produtividade dos criadores de conteúdo.
Não incluí aqui as que já falei acima (Trello, Google Spreadsheets, Evernote) nem as ferramentas para blog.
Se você quiser sugerir outras, deixe um comentário abaixo com as ferramentas que você utiliza no seu gerenciamento de tempo.
1. Evernote Web Clipper
O que você faz quando está navegando na internet e encontra um conteúdo que pode servir como fonte de inspiração para futuras produções suas?
Copia e cola a URL no bloco de notas? Salva a página? Manda um email para si mesmo com o link?
Há uma maneira mais fácil de fazer isso. Instale a extensão Evernote Web Clipper.
Com ela, você consegue salvar facilmente páginas inteiras, trechos selecionados de texto, artigos simplificados e muito mais.
Tudo fica disponível no seu Evernote, com a poderosa busca da ferramenta para que você localize tudo quando precisar.
Instale também o Evernote no seu smartphone, para capturar fotos, notas de voz, capturas de tela etc.
2. Pocket
Algumas vezes você se depara com um artigo que gostaria muito de ler, mas não naquele momento.
O que faz?
Você poderia usar o citado Evernote Web Clipper para coletar a informação. No entanto, você ainda não leu o texto. Não sabe se é bom.
Nesses casos, pode enviá-lo para o Pocket, um aplicativo para reunir itens que você deseja visualizar depois.
Instale no seu computador e no smartphone.
3. Buffer
Falei sobre o Buffer no post sobre calendário editorial.
Ele permite que você agende de uma só vez diversas publicações nas suas redes sociais.
Assim, você não tem que ficar entrando de uma em uma para fazer as publicações e analisar os resultados.
4. Batched Inbox
Se lidar com e-mails é um problema para você, utilize o aplicativo Batched Inbox para pré-determinar horários em que as mensagens chegam à sua caixa de entrada.
Defina que você quer receber e-mails só uma ou duas vezes ao dia e diga em que horário. Assim, novas mensagens não tirarão você do fluxo de produção.
Só funciona com Gmail.
5. Slack
Se o seu projeto é tocado por mais de uma pessoa, utilize o Slack para fazer a comunicação interna e coordenar as tarefas.
É uma forma muito mais produtiva de se trabalhar do que ficar trocando mensagens por e-mail ou por Whatsapp.
6. Rescue Time
Descubra quanto tempo você anda investindo em atividades produtivas versus o que anda gastando em distrações.
O Rescue Time, instalado no seu computador, ficar monitorando quanto tempo você passa em cada site ou programa.
Depois, reúne os dados em relatórios fáceis de entender. Essas estatísticas mostram o quanto lidamos mal com gerenciamento de tempo quando fazemos estimativas de cabeça.
Também funciona em smartphones com sistema operacional iOS e Android.
7. Feedly
Como você acompanha os sites do seu nicho de mercado?
Entra periodicamente em cada um deles? Assina dezenas de listas que abarrotam sua caixa de emails?
Existe uma maneira mais simples. Assinando os feeds RSS.
Com eles, você concentra em um só lugar todas as publicações de todos os sites do seu nicho.
Tudo o que precisa fazer é ter um leitor de RSS, como o Feedly.
Instale no seu computador e, principalmente, no smartphone. Essa é uma ótima maneira de se manter atualizado lendo um artigo ou outro nas janelas de tempo que aparecem durante o dia.
8. Dropbox
Tenha acesso aos seus arquivos onde você estiver, colocando-os “na nuvem” em aplicativos como Dropbox e similares.
Com isso, você não fica restrito ao seu computador e pode produzir conteúdo em qualquer lugar do mundo.
9. Kindle Highlights
O Kindle, leitor de ebooks da Amazon, é provavelmente o melhor gadget que já comprei.
Com ele, passei a ler o dobro de livros que lia antes. E com uma vantagem: anotações concentradas em um só lugar.
Tudo o que eu grifo ou anoto nos livros que leio vai direto para o Kindle Highlights. Acessando, eu posso revisar e utilizar as notas nos conteúdos que crio.
É possível integrar o Kindle Highlights com o Evernote, mantendo neste todas as anotações feitas, o que facilita a busca.
Agora é a sua vez. Vamos montar o seu ambiente de produtividade para cumprir o calendário editorial sem furos.
Plano de Ação sobre gerenciamento de tempo
Ao final de cada aula do curso Presença Digital de Zero a Dez, ofereço uma série de tarefas específicas para você executar.
A ideia é não ficarmos apenas na teoria, mas partirmos para transformar, na prática, projetos em realidade.
Tarefa: Monte o seu ambiente de produção de conteúdo para um melhor gerenciamento de tempo
A sua tarefa agora é montar um ambiente no seu computador e no seu smartphone para otimizar a sua produção de conteúdo.
O objetivo do ambiente é facilitar ao máximo a coleta de informações, a produção de novos conteúdos e a divulgação do seu projeto.
Se preciso, crie um perfil no seu computador ou no seu navegador só para isso.
Deixe na barra de favoritos os acessos diretos para o seu gerenciador de conteúdo, para o seu processo de produção de conteúdos e para as ferramentas e modelos que utiliza.
Instale as extensões que facilitam o seu trabalho. Crie conta nos aplicativos que fizerem sentido para o seu projeto.
No smartphone, procure agrupar em uma só tela todos os apps voltados para a produção de conteúdos.
Com essas medidas, você verá o seu gerenciamento de tempo melhorar consideravelmente, fazendo com que você cumpra o seu calendário de publicações com muito menos esforço.
A próxima aula será a última do módulo de Produção de Conteúdo do curso Presença Digital de Zero a Dez. Nela, falaremos sobre a análise de resultados dos conteúdos produzidos por meio do Google Analytics.
Se tiver alguma dúvida sobre o assunto, deixe um comentário abaixo que eu ficarei feliz em ajudar.
Bibliografia deste artigo
Livro #31: Scrum – a arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo
Uma ótima forma de utilizar o processo de criação de conteúdos no Trello é adaptando a metodologia ágil conhecida como Scrum.
O Scrum foi inicialmente pensado para desenvolvimento de softwares, mas tem sido utilizado em diversas outras áreas.
Você pode facilmente aprender o método e aplicar no seu projeto lendo o livro Scrum – a arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo, de Jeff Sutherland.
